Politique de confidentialité

Chez Freqens, la protection de vos données personnelles est notre priorité. Que vous utilisiez le site Web https://www.freqens.com (le "Site Web") et/ou la plateforme FREQENS (la “Plateforme”), nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant.

Le but de cette politique est de vous informer sur la manière dont nous traitons vos données personnelles en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et sur la libre circulation de ces données (ci-après le "RGPD") et la Loi française sur la protection des données n° 78-17 du 6 janvier 1978 (ensemble les "Règlementations Applicables").

Qui est le responsable du traitement des données ?

Le responsable du traitement est FREQENS, une société par actions simplifiée enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 982 333 783 et dont le siège social est situé au 10 rue de Penthièvre, 75008 Paris (“Nous” ou “On”) lors de la navigation sur notre Site Web ou notre Plateforme ou pour gérer nos relations contractuelles avec nos clients.

Cependant, lorsque nous fournissons nos services à nos clients, nous traitons des données personnelles pour leur compte et à leurs propres fins. Nos clients agissent donc en tant que responsables du traitement conformément à l'article 4 du RGPD tandis que nous agissons en tant que sous-traitants.

Quelles données personnelles collectons-nous ?

Les données personnelles sont des données qui identifient une personne directement ou indirectement, en particulier par référence à un identifiant tel qu'un nom.

Nous pouvons collecter les données personnelles suivantes :

Données d'identification (par exemple, nom complet, adresses e-mail, numéro de téléphone);
Données relatives à votre vie professionnelle (par exemple, nom de l'entreprise, poste/fonction, nombre d'employés, URL LinkedIn, CV);
Données relatives à la relation contractuelle;
Données de connexion (ID et connexion sur notre Plateforme);
Données relatives aux enregistrements d'appels téléphoniques et vidéo avec Nous (par exemple, contenu des appels, dates des appels);
Données de navigation (adresse IP, pages consultées, date et heure de connexion, navigateur utilisé, système d'exploitation, ID utilisateur, MAID, comportement de l'utilisateur);
Données économiques et financières (par exemple, coordonnées bancaires);
Toute information que vous souhaitez nous envoyer dans le cadre de votre demande de contact ou de démonstration.

Nous vous informons, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines de ces données sont obligatoires ou optionnelles.

Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Nous avons collecté vos données :

Soit parce que vous nous les avez fournies directement (par exemple, en remplissant un formulaire de demande de contact sur notre Site ou en créant un compte sur notre Plateforme);
Soit parce que nous les avons collectées indirectement, via des partenaires commerciaux, des prestataires de services ou des outils d'amélioration de base de données.

Sur quelle base légale, à quelles fins et pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

<table border="1">
    <thead>
        <tr>
            <th>Objectives</th>
            <th>Legal Basis</th>
            <th>Data Retention Period</th>
        </tr>
    </thead>
    <tbody>
        <tr>
            <td>To provide you with our services available on our Platform through your account</td>
            <td>Performance of a contract to which you are party and/or taking steps at your request prior to entering into a contract</td>
            <td>When you have created your account: personal data are retained for the duration of your account. Your connection logs are kept for 1 year.</td>
        </tr>
        <tr>
            <td>To perform operations related to contracts, invoices, and customer relationship management</td>
            <td>Performance of a contract to which you are party</td>
            <td>Personal data is retained for the duration of our contractual relationship. In addition, the data relating to your transactions (with the exception of your banking data) are archived for probationary purposes for a period of 5 years.</td>
        </tr>
        <tr>
            <td>To create a database of customers and prospects</td>
            <td>Our legitimate interest in developing and promoting our business</td>
            <td>For our customers: their personal data are retained for the duration of our business relationship. For our prospects: their personal data are retained for a period of 3 years starting from the last contact with us (e.g., communication, action).</td>
        </tr>
        <tr>
            <td>To send direct marketing mailings</td>
            <td>Our legitimate interest in informing our customers and prospects of our latest news</td>
            <td>Personal data is retained for a period of 3 years starting from the last contact with us (e.g., communication, action).</td>
        </tr>
        <tr>
            <td>To improve our services</td>
            <td>Our legitimate interest in improving our services</td>
            <td>Recording of telephone and video calls: 6 months from the date of collection. Telephone and video call content analysis documents: 1 year from the date of collection.</td>
        </tr>
        <tr>
            <td>To answer to your information and demo request</td>
            <td>Our legitimate interest in responding to your requests</td>
            <td>Personal data are retained for a period of 3 years starting from the last contact with us.</td>
        </tr>
        <tr>
            <td>To elaborate analytics of navigation and Site and/or Platform audience</td>
            <td>Your consent</td>
            <td>The personal data are retained for 25 months.</td>
        </tr>
        <tr>
            <td>To comply with our legal and regulatory obligations</td>
            <td>Our legal and regulatory obligations</td>
            <td>Invoices are archived for a period of 10 years. In addition, the data relating to your transactions (with the exception of your banking data) are archived for probationary purposes for a period of 5 years.</td>
        </tr>
        <tr>
            <td>To process your applications and to manage interview (pre-selection of candidates, contact to evaluate the candidate's ability to fill the position, finalization of the recruitment process)</td>
            <td>Execution of precontractual measures</td>
            <td>Your data is kept in an active database for the duration of the recruitment process until the hiring decision is made. If your application is rejected, your data may be kept for 3 months after the end of the recruitment process, in order to be able to provide you with explanations on the reasons that led to the rejection of your application. Your data may be kept in an intermediate archive for evidential purposes for 5 years from the date of the hiring decision.</td>
        </tr>
        <tr>
            <td>To create a resume database</td>
            <td>Your consent</td>
            <td>The data is kept for two years from the last contact with the data subject.</td>
        </tr>
        <tr>
            <td>To process data subjects’ requests to exercise their rights</td>
            <td>Our legal and regulatory obligations</td>
            <td>If we ask you a proof of identity: we only retain it for the necessary time to verify your identity. Once the verification has been carried out, the proof is deleted. If you exercise your right to object to direct marketing: we keep this information for 3 years.</td>
        </tr>
    </tbody>
</table>

Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

Les catégories suivantes de destinataires auront accès à vos données personnelles :

Le personnel de notre entreprise;
Nos sous-traitants : fournisseur d'hébergement, outil CRM, fournisseur de mailing, outil de mesure d'audience, fournisseur de signature électronique, outil d'enregistrement des appels et vidéos, outil d'amélioration de base de données, fournisseur de gestion des cookies;
Le cas échéant : organisations publiques et privées, exclusivement pour se conformer à nos obligations légales.

Vos données personnelles sont-elles susceptibles d'être transférées en dehors de l'Union Européenne ?

Vos données personnelles sont hébergées pendant la durée du traitement sur les serveurs de la société Google Cloud Platform, située dans l'Union Européenne.

Dans le cadre des outils que nous utilisons (voir l'article sur les destinataires de vos données personnelles, notamment nos sous-traitants), vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de l'Union Européenne. Le transfert de vos données personnelles dans ce contexte est sécurisé par l'utilisation des garanties suivantes :

Soit les données personnelles sont transférées vers un pays qui a été reconnu comme garantissant un niveau de protection adéquat par une décision de la Commission européenne, conformément à l'article 45 du RGPD : dans ce cas, ce pays assure un niveau de protection jugé suffisant et adéquat aux dispositions du RGPD; soit
Les données personnelles sont transférées vers un pays dont le niveau de protection des données n'a pas été reconnu comme adéquat au RGPD : dans ce cas, ces transferts sont basés sur des garanties appropriées indiquées à l'article 46 du RGPD, adaptées à chaque fournisseur, y compris mais sans s'y limiter, l'exécution des Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne, l'application des Règles d'Entreprise Contraignantes ou un mécanisme de certification approuvé; ou
Les données personnelles sont transférées sous toute garantie appropriée décrite dans le chapitre V du RGPD.

Quels droits pouvez-vous exercer sur vos données personnelles ?

Vous avez les droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit à l'information : c'est précisément pourquoi nous avons rédigé cette politique de confidentialité comme défini par les articles 13 et 14 du RGPD.
Droit d'accès : vous avez le droit d'accéder à toutes vos données personnelles à tout moment comme défini par l'article 15 du RGPD.
Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes à tout moment comme défini par l'article 16 du RGPD.
Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de limiter le traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l'article 18 du RGPD.
Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles et d'interdire toute collecte future comme défini par l'article 17 du RGPD.
Droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), en vertu de l'article 77 du RGPD, si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des réglementations applicables.
Droit de définir des instructions relatives à la conservation, à la suppression et à la communication de vos données personnelles après votre décès.
Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités basées sur le consentement, l'article 7 du RGPD prévoit que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n'affectera pas la légalité du traitement effectué avant le retrait.
Droit à la portabilité des données : dans des conditions spécifiques définies à l'article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et de demander leur transfert au destinataire de votre choix.
Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles tel que défini par l'article 21 du RGPD. Veuillez noter que nous pouvons continuer à traiter vos données personnelles malgré cette opposition pour des raisons légitimes ou pour la défense de revendications légales.

Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant en utilisant les coordonnées ci-dessous. À cet égard, nous pouvons vous demander de nous fournir des informations ou des documents supplémentaires pour prouver votre identité.

Quels cookies utilisons-nous ?

Pour plus d'informations sur la gestion des cookies, veuillez consulter notre Politique sur les Cookies.

Informations de contact pour les questions de protection des données

Email de contact : contact@freqens.com

Adresse de contact : 10 rue de Penthièvre, 75008 Paris

Modifications

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité à tout moment, notamment afin de nous conformer à tout changement réglementaire, jurisprudentiel, éditorial ou technique. Ces modifications s'appliqueront à la date d'entrée en vigueur de la version modifiée. Veuillez consulter régulièrement la dernière version de cette politique de confidentialité. Vous serez tenu informé de tout changement significatif de la politique de confidentialité.

Entrée en vigueur : 27/04/2024