Votre équipe finance vient de renouveler automatiquement un contrat logiciel avec une hausse de prix de 20 % parce que personne n’a remarqué la date limite, pendant que trois départements paient sans le savoir pour des outils qui font la même chose.
Ces erreurs ne sont pas des cas isolés : elles illustrent la manière dont la plupart des entreprises gèrent leurs dépenses indirectes — ces achats opérationnels indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise, mais rarement scrutés avec rigueur.

Le problème ne vient pas seulement du suivi des dépenses entre départements. Il découle surtout de l’opacité structurelle des prix B2B, où des services identiques peuvent varier de 70 % selon le négociateur ou le moment, combinée à des renouvellements automatiques non repérés et à des abonnements redondants qui s’accumulent discrètement dans les équipes.

Ce guide présente les stratégies éprouvées permettant de réduire les dépenses indirectes de 20 à 35 % — de la centralisation des données à l’exploitation de benchmarks alimentés par l’IA pour révéler ce que vous devriez réellement payer.

Qu’est-ce que la dépense indirecte et pourquoi elle compte

La dépense indirecte regroupe tous les achats qui ne rentrent pas directement dans la production ou la prestation de vos services. Cela inclut :

• les abonnements logiciels,

• les fournitures de bureau,

• les agences marketing,

• les frais de déplacement,

• les prestations de conseil.

En bref, tout ce qui fait tourner votre entreprise au quotidien sans devenir partie intégrante de ce que vous vendez.
Contrairement aux dépenses directes (matières premières, composants, production), les dépenses indirectes concernent chaque service et manquent souvent de supervision.

Elles représentent pourtant 15 à 27 % des dépenses totales, alors que peu d’équipes financières savent précisément qui achète quoi et à quel prix.
Le vrai défi n’est pas la quantité, mais le manque de transparence. Pour un même outil logiciel, les prix facturés peuvent varier de 40 à 70 % d’une entreprise à l’autre. Les fournisseurs B2B adaptent leurs tarifs à la taille du client, à l’urgence ou au budget perçu, tandis que les acheteurs ignorent souvent ce que paient leurs pairs.

Optimiser les dépenses indirectes, c’est libérer des économies nettes sans vendre davantage ni réduire les effectifs.
C’est aussi éviter les dépassements budgétaires, éliminer les doublons et réallouer les ressources à la croissance.

Les catégories de dépenses indirectes à plus fort potentiel d’économies

Toutes les catégories ne se valent pas. Certaines offrent plus de flexibilité tarifaire, de redondance ou de levier de négociation. Cibler les bons domaines accélère les résultats.

SaaS et licences logicielles

Les abonnements logiciels sont la catégorie de dépenses indirectes à la croissance la plus rapide, avec plus de 130 applications SaaS en moyenne par entreprise.
Les opportunités d’économies sont nombreuses :

• outils qui se chevauchent,

• licences conservées pour des employés partis,

• formules premium inutilisées.

Les fournisseurs proposent souvent 15 à 35 % de remise pour des engagements annuels, pluriannuels ou des réductions de licences, mais beaucoup d’entreprises renouvellent automatiquement au tarif catalogue.

Matériel informatique et cloud

Les coûts d’infrastructure (ordinateurs, serveurs, services cloud comme AWS ou Azure) recèlent un fort potentiel d’optimisation via une meilleure utilisation réelle.
Le modèle “pay-as-you-go” du cloud crée une grande imprévisibilité : une simple base mal configurée peut générer des milliers d’euros de surcoût.
Les entreprises qui analysent leurs usages et ajustent leurs ressources économisent souvent 20 à 40 % sans impacter les performances.

Services professionnels

Cabinets juridiques, consultants, agences marketing ou intérim : des catégories hautement négociables, souvent basées sur la valeur perçue plus que sur le coût réel.
Même avec des prestataires privilégiés, vous pouvez négocier de meilleurs tarifs en mutualisant des projets, en garantissant un volume annuel ou en ajustant le niveau de service à vos besoins réels plutôt qu’à une offre standard.

Déplacements et notes de frais

Les frais de déplacement (avion, hôtel, location de voiture) peuvent être optimisés via des politiques claires et des fournisseurs référencés.
Les plus grandes économies ne viennent pas toujours des négociations tarifaires, mais du respect des politiques internes.
Les entreprises dotées d’outils de réservation simples et de règles claires dépensent 25 à 35 % de moins par voyage que celles où les collaborateurs réservent librement.

Marketing et publicité

Publicité digitale, sponsoring d’événements, supports promotionnels, honoraires d’agences : une autre zone de dépense importante, souvent mal mesurée.
Des canaux sous-performants continuent d’être financés faute de visibilité ROI.
Les gains proviennent de meilleures mesures de performance combinées à des tarifs négociés sur les canaux qui fonctionnent réellement.

Les défis de données qui freinent la maîtrise des dépenses indirectes

Même lorsque les équipes financières comprennent l’importance du sujet, elles se heurtent à plusieurs obstacles structurels :

Données fournisseurs fragmentées

Chaque service gère ses propres prestataires et outils :

• le marketing ses agences,

• l’IT ses abonnements logiciels,

• les RH leurs cabinets de recrutement.

Résultat : impossible d’avoir une vision consolidée. Vous pouvez payer cinq contrats différents au même fournisseur sans le savoir.

Renouvellements contractuels non suivis

La majorité des contrats indirects comportent des clauses de renouvellement automatique activées 30 à 90 jours avant l’échéance.
Sans suivi centralisé, la date passe inaperçue — et la négociation devient impossible une fois la facture arrivée.
En moyenne, 20 à 25 % des renouvellements sont manqués chaque année, entraînant des hausses de prix non anticipées.

Shadow IT et achats sauvages

De plus en plus de collaborateurs achètent directement des logiciels ou services avec la carte de l’entreprise, sans passer par la DSI ou les achats.
Résultat : risques de sécurité, non-conformité, redondance des coûts.
Jusqu’à 30 à 40 % des dépenses technologiques échappent ainsi à tout contrôle.

Absence de benchmarks marché

Comment savoir si la “remise spéciale” d’un fournisseur est réellement compétitive ?
Contrairement au B2C, les prix B2B ne sont pas publics.
Les fournisseurs négocient des centaines de contrats par an, quand vous renouvelez le vôtre tous les trois ans : l’asymétrie d’information joue contre vous.

Reporting manuel sur tableur

Beaucoup d’équipes suivent encore leurs dépenses indirectes sur Excel, avec des mises à jour manuelles multiples.
Ces fichiers deviennent vite obsolètes, ingérables en versioning et chronophages.
Surtout, ils sont réactifs, pas proactifs : vous voyez ce que vous avez dépensé, mais pas ce qui arrive.

7 stratégies éprouvées pour optimiser vos dépenses indirectes

Ces leviers combinent visibilité, anticipation et collaboration pour générer des économies durables.

1. Centralisez vos données d’achat

Rassemblez dans une seule vue toutes les données d’achat : comptabilité, cartes corporate, outils d’achats, fichiers Excel.
Objectif : savoir ce que vous achetez, auprès de qui et à quel prix.
Commencez avec une base fiable à 80 % — cela suffit pour identifier les plus gros leviers d’économie.

2. Segmentez vos fournisseurs et priorisez les catégories à fort impact

Appliquez le principe de Pareto : 20 % des fournisseurs représentent 80 % de la dépense.
Concentrez vos efforts sur 3 à 5 catégories clés : dépenses importantes, renouvellements à venir, gaspillage évident.
Des victoires rapides créeront la dynamique nécessaire pour élargir le programme.

3. Alignez vos négociations sur les calendriers de renouvellement

Établissez un calendrier de renouvellements sur 18 mois, puis planifiez vos négociations 4 à 6 mois à l’avance pour les contrats majeurs.
Cela vous donne le temps d’évaluer les alternatives et de rassembler les données d’usage avant d’entrer en discussion.

4. Appuyez-vous sur des benchmarks marché

Avant toute négociation, documentez-vous sur les prix du marché via des plateformes spécialisées ou des échanges entre pairs.
Arriver avec une référence crédible change le rapport de force :

« Des entreprises comparables à la nôtre paient 30 % de moins pour le même service. »

5. Impliquez les utilisateurs finaux

Les équipes utilisatrices savent souvent ce qui est vraiment utile.
Avant chaque renouvellement : interrogez-les sur l’usage réel, les fonctionnalités clés, la satisfaction.
Vous découvrirez souvent que la moitié des licences sont inutilisées ou que la version standard suffit.
En plus des économies, cela renforce l’adhésion interne aux processus achats.

6. Automatisez avec l’IA

Les plateformes alimentées par l’IA, comme Freqens, peuvent :

• suivre automatiquement les renouvellements,

• détecter les anomalies de dépenses,

• identifier les doublons,

• proposer des optimisations basées sur les usages et les benchmarks.

👉 Découvrez comment Freqens automatise l’optimisation des dépenses indirectes →

Cela transforme la gestion de vos achats : de réactive à proactive.

7. Suivez les économies réalisées et faites un bilan trimestriel

Négocier 20 % de remise ne sert à rien si les frais cachés compensent la différence.
Mesurez si les économies se traduisent réellement dans les comptes.
Organisez un comité trimestriel finance-achat-départements pour suivre les résultats et les nouveaux leviers.

Les KPI qui prouvent la performance

Aller au-delà du simple “nous avons économisé X €” nécessite des indicateurs plus précis.

Réduction de coûts vs évitement de coûts

• Réduction : vous payez 80 000 € cette année contre 100 000 € l’an dernier.

• Évitement : vous avez empêché une hausse prévue de 15 %.
  Les deux comptent, mais différemment : l’un améliore le compte de résultat, l’autre évite sa détérioration.

Taux de réalisation des économies

Pourcentage des économies négociées effectivement réalisées.
Exemple : sur 500 000 € prévus, 350 000 € apparaissent réellement → taux de 70 %.
Les écarts proviennent souvent d’une mauvaise exécution (non-réduction des licences, usage non maîtrisé…).

Taux de conformité contractuelle

Part des achats effectués via fournisseurs référencés.
Passer de 60 % à 85 % de conformité permet souvent 10 à 15 % d’économies supplémentaires.

Ratio de consolidation fournisseurs

Suivez l’évolution du nombre de fournisseurs par rapport au volume d’achat.
Réduire le nombre total tout en concentrant les volumes augmente le pouvoir de négociation.

Durée moyenne de négociation

Réduire un cycle de 90 à 45 jours limite les oublis d’échéance et accélère les gains.

Approches possibles pour piloter l’optimisation des dépenses indirectes

ApprocheTemps de mise en placeEffort continuÉconomies typiquesRelation fournisseurIntelligence marchéInterne (tableurs)FaibleÉlevé5–10 %PréservéeLimitéeBPO (externalisation achats)MoyenFaible15–25 %ExternaliséeDépendante du prestatairePlateforme IAFaibleMoyen20–35 %PréservéeComplète

Avantages et limites de la gestion sur tableur

Solution économique et contrôlée, mais chronophage et limitée.
Sans données marché ni alertes automatiques, les opportunités passent souvent inaperçues.

Quand envisager un BPO achats indirects

L’externalisation (BPO) apporte expertise et effet volume, mais introduit un intermédiaire entre vous et vos fournisseurs, avec des frais récurrents sur économies réalisées.
Pertinent si vous n’avez aucune ressource achats interne, moins si vous souhaitez garder la main.

Pourquoi les plateformes IA accélèrent les économies

Des solutions comme Freqens apportent l’intelligence marché et l’automatisation sans sacrifier la relation fournisseur.
Elles :

• suivent les renouvellements,

• comparent les prix du marché,

• identifient les doublons,

• recommandent des actions concrètes.

Résultat : 20 à 35 % d’économies, sans commissions sur économies, simplement via un abonnement logiciel.

Donnez à vos équipes les moyens d’agir avec Freqens

Freqens transforme la gestion des dépenses indirectes en un processus automatisé, piloté par l’IA.
La plateforme centralise vos données d’achat, anticipe les renouvellements et fournit des benchmarks de marché en temps réel.

Vous gardez la main sur vos relations fournisseurs tout en renforçant la performance de vos équipes finance et achats.
Freqens guide vos négociations avec des recommandations basées sur la donnée, suit les économies réalisées et détecte de nouvelles opportunités en continu.

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FAQ sur l’optimisation des dépenses indirectes

Quelle différence entre achats directs et indirects ?

Les achats directs concernent les matières et composants entrant dans vos produits.
Les achats indirects couvrent les outils, services et fournitures nécessaires au fonctionnement quotidien.

Qui pilote l’optimisation des dépenses indirectes ?

Les équipes finance et achats en sont les chefs d’orchestre, mais la réussite repose sur la collaboration active des départements utilisateurs (IT, RH, marketing…).

En combien de temps voit-on les premiers résultats ?

Les premières économies apparaissent généralement en 3 à 6 mois, le temps de renégocier les contrats à échéance et d’éliminer les redondances.
Une maîtrise complète du portefeuille prend 12 à 18 mois.