Face à la pression croissante sur les budgets et la nécessité d'optimiser chaque euro dépensé, les directions achats et finance cherchent des approches structurées pour rationaliser leurs dépenses. L'expérience de Swile, notamment lors de l'intégration de Bily, offre un cadre méthodologique particulièrement pertinent : une stratégie d'optimisation basée sur trois axes complémentaires qui transforme radicalement la gestion des achats indirects.

Cette approche tripartite – acheter mieux, acheter moins, acheter moins cher – dépasse la simple réduction des coûts pour créer une véritable culture d'achat responsable et efficiente au sein de l'organisation.

Acheter mieux : l'alignement stratégique au service de la performance

Identifier et éliminer les doublons organisationnels

L'intégration de Bily par Swile a révélé une problématique courante lors des fusions-acquisitions : la multiplication des solutions redondantes. Comme l'explique Kevin : "On s'est rapidement retrouvé avec des solutions en double. Si on prend un exemple des outils de communication à l'interne, on s'est retrouvé avec deux outils de communication qui, eux, ne communiquent pas entre eux."

Cette situation, loin d'être anecdotique, génère des surcoûts importants et complexifie les processus internes. L'identification systématique de ces doublons constitue donc la première étape vers une optimisation réelle.

Créer des synergies pour maximiser le pouvoir de négociation

Au-delà de l'élimination des redondances, acheter mieux implique de capitaliser sur les volumes consolidés. L'intégration de deux entités offre une opportunité unique de renégocier les contrats avec un poids commercial accru. Cette approche permet non seulement de réduire les coûts unitaires mais aussi d'obtenir de meilleures conditions contractuelles et des niveaux de service supérieurs.

Intégrer les enjeux RSE dans chaque décision d'achat

Acheter mieux, c'est également aligner les pratiques d'achat avec les valeurs et objectifs RSE de l'entreprise. Cette dimension, souvent négligée dans les approches purement cost-killing, devient un facteur différenciant qui contribue à la performance globale de l'organisation tout en répondant aux attentes croissantes des parties prenantes en matière de responsabilité sociale et environnementale.

Acheter moins : la rationalisation par la responsabilisation

Distinguer l'essentiel du superflu

Éric résume parfaitement cette philosophie : "Acheter moins, c'est se concentrer sur l'essentiel et éliminer ce qu'on pourrait appeler le nice to have." Cette approche nécessite une remise en question systématique de chaque dépense et de sa contribution réelle aux objectifs business.

Responsabiliser les budget owners à la maille fournisseur

La transformation organisationnelle mise en œuvre chez Swile illustre l'importance de la responsabilisation directe. La fin des centres de services partagés a permis de créer un lien direct entre les équipes et leurs budgets. Éric souligne cette approche : "Quand tu responsabilises les gens, je pense qu'il ne faut pas trop les babysitter ou les materner. Je pense que tout le monde est très responsable à partir du moment où tu leur donnes les clés de leur camion."

Cette responsabilisation à la maille fournisseur crée une conscience accrue des coûts et encourage naturellement une gestion plus rigoureuse des dépenses.

Mettre en place des indicateurs de suivi granulaires

Pour que cette responsabilisation soit efficace, il est essentiel de fournir aux budget owners des outils de suivi détaillés. La visibilité sur les dépenses par fournisseur, l'évolution des coûts et les benchmarks internes permettent une prise de décision éclairée et favorisent l'émergence de bonnes pratiques au sein de l'organisation.

Acheter moins cher : développer une culture de la négociation

Former les collaborateurs aux techniques de négociation

L'un des leviers les plus innovants mis en place par Swile concerne la formation à la négociation. Kevin explique : "Le but du training c'est justement de briser, d'enlever les barrières et de briser la peur de la négociation qu'on peut retrouver chez certaines personnes."

Cette approche par des jeux de rôle ludiques permet de démystifier la négociation et de donner à chaque collaborateur les outils pour optimiser ses achats, qu'il s'agisse de contrats majeurs ou de dépenses plus modestes.

Créer un environnement propice à la négociation

Au-delà de la formation technique, il s'agit de créer une culture où la négociation est valorisée et encouragée. Cela passe par :

• La reconnaissance des succès en négociation

• Le partage des bonnes pratiques entre équipes

• La mise à disposition d'outils et de supports pour faciliter les négociations

• L'accompagnement des collaborateurs moins expérimentés par des mentors

Structurer les processus de négociation

Pour maximiser l'impact de cette approche, il est crucial de structurer les processus de négociation avec :

• Des grilles de préparation standardisées

• Des objectifs clairs et mesurables

• Des revues post-négociation pour capitaliser sur les apprentissages

• Une base de données des arguments et leviers de négociation par catégorie d'achat

Conclusion : une transformation durable des pratiques d'achat

La méthode en trois axes développée par Swile démontre qu'optimiser les dépenses ne se résume pas à une simple réduction des coûts. C'est une transformation profonde qui touche à la culture d'entreprise, aux processus organisationnels et aux compétences individuelles.

Les résultats obtenus – rationalisation des dépenses, amélioration de l'efficacité organisationnelle, développement des compétences internes – prouvent que cette approche holistique génère des bénéfices durables bien au-delà des économies immédiates.

Pour les directions achats et finance, cette expérience offre un cadre méthodologique éprouvé pour transformer leurs pratiques et créer de la valeur à long terme.

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