Dans un contexte économique où l'accès au financement se complexifie et où la rentabilité devient un impératif, de nombreuses entreprises cherchent des leviers pour optimiser leurs coûts. L'histoire de Swile offre une perspective rafraîchissante sur la transformation de la fonction achats, non pas comme un simple centre de coûts, mais comme un véritable moteur de profitabilité. En passant d'un EBITDA de -22 millions d'euros en 2022 à +36 millions d'euros en 2024, Swile démontre qu'une approche innovante des achats peut générer des résultats spectaculaires.

Les achats : d'une fonction support à un enjeu stratégique d'entreprise

La transformation de Swile commence par un changement fondamental de perspective. Comme l'explique Éric, responsable de cette transformation : "Les achats, ce n'est pas un département, c'est un enjeu d'entreprise en fait. Donc, et ce qu'on a apporté chez nous, ce n'est pas un département achats. Et nos résultats ne sont pas ceux d'un département achats."

Cette vision holistique marque une rupture avec l'approche traditionnelle où les achats sont souvent cantonnés à un rôle administratif. Chez Swile, la création d'un département achats était directement liée à un enjeu de profitabilité, dans un contexte où les levées de fonds devenaient plus difficiles à obtenir. Cette contrainte externe a catalysé une transformation profonde de l'organisation.

Le contexte : quand la contrainte devient opportunité

La raréfaction des financements a forcé de nombreuses scale-ups à repenser leur modèle. Pour Swile, cela signifiait passer d'une logique de croissance à tout prix à une recherche d'efficacité opérationnelle. Les achats indirects, souvent négligés dans les phases de forte croissance, sont devenus un terrain d'optimisation prioritaire.

L'approche décentralisée : faire de chaque collaborateur un acheteur responsable

L'innovation majeure de Swile réside dans son approche décentralisée de la fonction achats. Plutôt que de centraliser toutes les décisions dans un département unique, l'entreprise a choisi de responsabiliser l'ensemble de ses 200 collaborateurs.

Une responsabilité partagée sur les budgets

Cette approche considère chaque employé comme un acheteur potentiel, avec une responsabilisation directe sur les budgets et les dépenses. Kevin, membre de l'équipe, souligne cette dimension collective : "Il y a vraiment une responsabilité collective sur chaque euro dépensé par l'entreprise."

Cette philosophie transforme radicalement la culture d'entreprise. Au lieu d'avoir quelques spécialistes achats qui tentent de contrôler l'ensemble des dépenses, c'est toute l'organisation qui devient consciente de l'impact financier de ses décisions.

Les avantages de la décentralisation

• Agilité accrue : Les décisions peuvent être prises rapidement par ceux qui connaissent le mieux les besoins

• Engagement renforcé : Les collaborateurs se sentent impliqués dans la performance financière

• Expertise métier valorisée : Chaque département apporte sa connaissance spécifique des fournisseurs et des besoins

Le process de purchase request : anticiper plutôt que subir

Un élément clé de la transformation de Swile est la mise en place d'un processus de validation des dépenses en amont. Cette approche préventive marque une rupture avec les pratiques traditionnelles où le contrôle intervient souvent trop tard.

Valider avant d'engager

Le système de purchase request permet de valider les dépenses avant qu'elles n'aient lieu, plutôt qu'au moment de la réception de la facture. Cette anticipation offre plusieurs avantages :

1. Visibilité budgétaire : Les managers ont une vue claire des engagements à venir

2. Opportunités de négociation : Il est encore temps d'optimiser les conditions avant signature

3. Alignement stratégique : Chaque dépense peut être évaluée au regard des priorités de l'entreprise

L'importance de la simplicité

Pour qu'un tel système fonctionne avec 200 acheteurs potentiels, la simplicité est cruciale. Le processus doit être suffisamment fluide pour ne pas ralentir l'activité, tout en garantissant le niveau de contrôle nécessaire.

Une transformation collective pour des résultats exceptionnels

Les résultats obtenus par Swile sont remarquables, mais il est essentiel de comprendre qu'ils ne sont pas le fruit d'un département isolé. Comme le précise Éric : "On était là pour accompagner une entreprise dans sa profitabilité et le mandat. On nous l'a pas donné qu'à nous, on l'a donné à tout le monde."

Les chiffres qui parlent

Le passage d'un EBITDA de -22 millions d'euros en 2022 à +36 millions d'euros en 2024 représente une amélioration de 58 millions d'euros en seulement deux ans. Ces chiffres illustrent l'impact massif qu'une transformation organisationnelle peut avoir sur la performance financière.

Au-delà des économies : créer de la valeur

Cette transformation ne se limite pas à la réduction des coûts. Elle crée de la valeur à plusieurs niveaux :

• Culture d'entreprise : Développement d'une conscience financière collective

• Efficacité opérationnelle : Processus optimisés et décisions plus rapides

• Innovation : Les équipes cherchent constamment de meilleures solutions

Les leçons pour votre organisation

L'expérience de Swile offre plusieurs enseignements précieux pour les professionnels de la finance et des achats :

1. Repenser le rôle des achats

Les achats ne doivent plus être vus comme une fonction support mais comme un levier stratégique de performance. Cette évolution nécessite un sponsorship fort de la direction et une communication claire sur les enjeux.

2. Investir dans la formation et l'accompagnement

Transformer 200 collaborateurs en acheteurs responsables demande un investissement significatif en formation et en accompagnement. Les outils et processus doivent être pensés pour des non-spécialistes.

3. Mesurer et communiquer les résultats

La transparence sur les résultats est essentielle pour maintenir l'engagement. Chaque collaborateur doit comprendre comment ses actions contribuent à la performance globale.

4. Adopter une approche progressive

Une transformation de cette ampleur ne se fait pas du jour au lendemain. Il est important de procéder par étapes, en commençant par des projets pilotes avant de généraliser.

Conclusion : les achats comme catalyseur de transformation

L'histoire de Swile démontre que la fonction achats, lorsqu'elle est repensée et intégrée dans une vision d'entreprise, peut devenir un formidable catalyseur de transformation. Le passage de -22 millions à +36 millions d'euros d'EBITDA n'est pas seulement une performance financière remarquable, c'est la preuve qu'une approche collaborative et décentralisée peut générer des résultats exceptionnels.

Pour les professionnels de la finance et des achats dans des organisations de taille moyenne à grande, cette expérience offre une feuille de route inspirante. Elle montre qu'avec la bonne approche, les bons outils et surtout l'engagement de tous, il est possible de transformer les achats indirects d'un centre de coûts en un véritable levier de rentabilité.

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