Lorsque Swile, la société fintech française fondée en 2018, a annoncé son premier trimestre bénéficiaire, cela a marqué une étape significative dans le parcours de l'entreprise. Derrière cet accomplissement se cache une histoire convaincante de la manière dont des approvisionnements stratégiques peuvent devenir un levier puissant pour la transformation des entreprises. Dans un récent épisode du podcast "Recommandes", Éric et Kevin, les responsables des approvisionnements de Swile, ont partagé leur plan pour construire une fonction d'approvisionnement qui ne se contente pas de réduire les coûts, mais qui stimule l'excellence organisationnelle.

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La tempête parfaite : lorsque les approvisionnements deviennent critiques

Le parcours d'approvisionnement de Swile a commencé en 2022 lors d'un moment décisif. L'entreprise finalisait l'acquisition de son principal concurrent, Bimpli, tout en faisant face à des tours de financement de plus en plus rares pour des entreprises de sa taille. Comme beaucoup d'entreprises technologiques durant cette période, Swile devait pivoter d'un mode de croissance pure à une rentabilité durable.

"Nous n'étions pas là pour rien," explique Éric, Directeur des Approvisionnements et de la Chaîne d'Approvisionnement chez Swile. "Nous étions là pour soutenir une entreprise dans son chemin vers la rentabilité." Ce mandat clair de la direction, communiqué directement par le fondateur Loïc Soubeyrand à l'ensemble de l'organisation, a créé les bases du rôle stratégique des approvisionnements.

Les 100 premiers jours : cartographie du terrain

Comprendre le paysage

L'approche initiale de l'équipe des approvisionnements était axée sur deux domaines critiques : l'analyse des données et l'engagement des parties prenantes. Travaillant en étroite collaboration avec l'équipe financière, ils ont exploité les dossiers comptables pour reconstruire les modèles de dépenses de Swile et ont utilisé les prévisions budgétaires pour comprendre les dépenses futures.

Cette approche double leur a permis de répondre à la question fondamentale : "Qui dépense quoi avec quel fournisseur ?" L'équipe a appliqué la règle classique des 80/20, en se concentrant sur 80 % des dépenses réalisées auprès de 20 % des fournisseurs pour maximiser l'impact.

L'approche de la matrice stratégique

En utilisant une méthodologie d'approvisionnement éprouvée, l'équipe a catégorisé les achats en utilisant une matrice à deux axes :

• Achats stratégiques (fort impact, marché fournisseur complexe) : Nécessitant une attention particulière et une planification à long terme

• Achats de levier (fort impact, marché concurrentiel) : Offrant des opportunités immédiates d'économies de coûts

• Achats de goulet d'étranglement (faible impact, marché complexe) : Focalisés sur la résolution de problèmes et la gestion des relations avec les fournisseurs

• Achats routiniers (faible impact, marché concurrentiel) : Adaptés à l'automatisation et à la normalisation

Ce cadre leur a permis de prioriser leurs efforts et de démontrer rapidement la valeur — en gagnant en crédibilité auprès de la finance grâce aux économies de coûts tout en établissant la confiance avec les parties prenantes internes en résolvant les problèmes opérationnels.

Les Trois Piliers : acheter mieux, acheter moins, acheter moins cher

Acheter mieux : optimisation par l'intégration

L'acquisition de Bimpli a créé des opportunités uniques pour des améliorations opérationnelles. Plutôt que d'imposer simplement les pratiques de Swile à l'entreprise acquise, l'équipe a identifié les meilleures approches des deux organisations.

Les principales améliorations comprenaient :

• Consolidation des outils : Éliminant les outils de communication et les espaces de travail en double tout en négociant de meilleurs tarifs pour des volumes consolidés

• Optimisation de la chaîne d'approvisionnement : Ramener des services professionnels auparavant externalisés en interne, en tirant parti des capacités internes de Swile

• Pratiques durables : Mise en œuvre d'une gestion du cycle de vie des cartes de bout en bout, y compris des programmes de recyclage et de production locale en France

Acheter moins : se concentrer sur l'essentiel

La philosophie "acheter moins" était centrée sur l'élimination des dépenses non essentielles grâce à une meilleure gouvernance et à la reddition de comptes. L'équipe a mis en œuvre plusieurs mécanismes clés :

Budgétisation au niveau fournisseur : Travaillant avec les finances pour créer des budgets au niveau des fournisseurs, offrant aux propriétaires de budgets une visibilité claire sur leurs modèles de dépenses.

Délégation d'autorité : Éloignement des centres de services partagés centralisés pour responsabiliser les chefs de département avec le pouvoir de dépenser et la responsabilité.

Processus de demande d'achat : Mise en œuvre de flux de travail d'approbation avant que les achats ne se produisent, plutôt qu'après l'arrivée des factures, permettant une prise de décision proactive plutôt qu'une validation réactive.

Acheter moins cher : l'art de la négociation

Peut-être de manière la plus innovante, Swile a développé un programme de formation à la négociation interne qui considère tous les 800 employés comme des acheteurs potentiels. La formation utilise la ludification — y compris des scénarios comme les évasions de prison et les situations de fin du monde — pour rendre les compétences de négociation accessibles et engageantes.

Le programme suit une approche structurée :

1. Phase de préparation : Utilisation de méthodologies inspirées par l'ancien négociateur du RAID, Laurent Combalbert

2. Exécution en quatre étapes : Empathie, courage, négociation et conclusion

3. Outils pratiques : Y compris des questions calibrées inspirées par l'ancien négociateur du FBI, Chris Voss

Maîtrisez l'approche des 3 piliers d'optimisation sur chaque euro de vos dépenses indirectes.

La technologie comme facilitateurs, pas comme contraintes

L'approche de Swile en matière de technologie d'approvisionnement met l'accent sur la simplicité et l'expérience utilisateur. Plutôt que de mettre en œuvre des solutions d'entreprise complexes, ils ont choisi des outils modernes et agiles qui s'intègrent parfaitement aux flux de travail existants.

Leur philosophie technologique reflète leur approche globale : les outils doivent servir les personnes, et non l'inverse. Cela est particulièrement important dans une entreprise technologique où l'expérience utilisateur est primordiale : les processus internes doivent refléter les mêmes normes d'excellence que celles fournies aux clients.

Les résultats : de -22M € à +36M €

La transformation se passe d'explications. Swile est passé d'une perte de 22 millions d'euros en 2022 à un bénéfice de 36 millions d'euros en 2024. Bien que les approvisionnements n'aient pas été les seuls responsables de ce retournement, ils ont joué un rôle crucial dans les améliorations de l'efficacité opérationnelle de l'entreprise.

Plus important encore, la fonction d'approvisionnement est devenue ancrée dans la culture de l'entreprise plutôt que d'opérer comme un département isolé. Comme le note Éric, "Les approvisionnements ne sont pas un département — c'est un défi à l'échelle de l'entreprise."

Leçons clés pour les entreprises en croissance

Le succès des approvisionnements de Swile offre plusieurs perspectives exploitables pour d'autres entreprises en pleine expansion :

Commencez avec le bon mandat : Assurez-vous que les approvisionnements disposent d'un soutien exécutif clair et d'une mission bien définie alignée sur les objectifs commerciaux.

Concentrez-vous sur l'habilitation, pas sur le contrôle : Plutôt que d'agir en tant que gardiens, les équipes d'approvisionnement réussies responsabilisent leurs collègues avec des outils, des formations et des cadres.

Exploitez les transitions majeures : Les acquisitions, les changements de financement ou les pivots stratégiques créent des opportunités naturelles pour mettre en œuvre des améliorations dans les approvisionnements.

Investissez dans le développement des personnes : Développer les compétences en négociation et en approvisionnement à l'échelle de l'organisation multiplie l'impact bien au-delà de ce qu'une petite équipe peut réaliser seule.

Choisissez la technologie judicieusement : Priorisez l'expérience utilisateur et l'intégration par rapport à la complexité des fonctionnalités.

L'histoire de Swile démontre que les approvisionnements, lorsqu'ils sont correctement positionnés et exécutés, deviennent un facilitateur stratégique de la transformation des entreprises. En se concentrant sur l'habilitation plutôt que sur l'application stricte, et en considérant les approvisionnements comme une capacité organisationnelle plutôt que comme une fonction départementale, les entreprises peuvent débloquer une valeur significative tout en construisant des opérations plus résilientes et efficaces.

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