Dans le monde complexe des transactions interentreprises, les compétences de négociation peuvent faire la différence entre un accord médiocre et un partenariat transformateur. Milena Reyes, responsable des achats avec près de huit ans d'expérience dans des géants pharmaceutiques, des cabinets de conseil et des entreprises technologiques comme Leboncoin, partage ses précieuses idées sur l'art et la science des négociations B2B lors de cette conversation révélatrice avec l'expert en ventes Maxime dans le podcast "Aux Commandes".

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La réalité de l'apprentissage des compétences de négociation

Au-delà de la théorie des écoles de commerce

Bien que de nombreux professionnels entrent dans le domaine des achats avec un diplôme d'école de commerce, Reyes souligne que la véritable expertise en négociation vient de la pratique, pas des manuels. "Je ne pense pas avoir appris la négociation à l'école," explique-t-elle. "J'ai appris des théories, du vocabulaire et des concepts, mais cela ne fait pas de vous un bon négociateur."

Le défi des approches théoriques est que chaque négociation est unique, influencée par d'innombrables variables :

• La personnalité et le style de votre interlocuteur

• Le timing et le contexte de l'accord

• Les produits ou services spécifiques faisant l'objet de la négociation

• La dynamique de pouvoir relative entre les organisations

Le modèle d'apprentissage

Reyes attribue une grande partie de son développement en négociation au fait d'avoir travaillé aux côtés de mentors expérimentés, en particulier Eric Bourgeois chez Leboncoin. Cette approche d'apprentissage pratique impliquait :

• Une pratique extensive avec de vérit Stakes et des conséquences

• Un retour immédiat sur la performance en négociation

• Des exercices de jeu de rôle pour se préparer à différents scénarios

• Une analyse post-négociation pour identifier les domaines d'amélioration

Les fondamentaux essentiels de la négociation

1. La préparation est non négociable

La base des négociations réussies repose sur une préparation minutieuse. Reyes décrit plusieurs éléments critiques de préparation :

Définissez clairement vos objectifs :

• Savez exactement ce que vous voulez réaliser

• Établissez votre résultat idéal, des alternatives acceptables et des points de sortie

• Préparez-vous à plusieurs scénarios en fonction des différentes réponses des interlocuteurs

Renseignez-vous sur votre interlocuteur :

• Comprenez leurs pressions et motivations professionnelles

• Anticipez leurs points de négociation probables

• Identifiez les domaines potentiels d'avantages mutuels

Préparez votre équipe :
Lorsqu'il s'agit d'impliquer des parties prenantes internes dans des négociations, une définition claire des rôles est cruciale. "L'information est un or, donc vous devez la partager avec parcimonie," note Reyes. Les membres d'équipe non coordonnés peuvent involontairement révéler des informations sensibles ou compromettre des positions de négociation.

2. Stratégie de canal de communication

Une des recommandations tactiques clés de Reyes est simple mais puissante : décrochez le téléphone. "Les négociations par e-mail ne fonctionnent pas parce qu'il est très facile pour l'autre partie de dire non par e-mail. Par téléphone, c'est plus compliqué."

Cette préférence pour la communication vocale découle de plusieurs avantages :

• Réponse et clarification immédiates

• Nuance émotionnelle et détection de ton

• Plus difficile pour les interlocuteurs de rejeter les demandes outright

• Opportunités de résolution de problèmes en temps réel

3. L'écoute active comme avantage concurrentiel

De nombreux négociateurs se concentrent intensément sur ce qu'ils veulent dire tout en négligeant ce qu'ils peuvent apprendre. Reyes souligne la valeur stratégique de l'écoute :

• Collecter des informations sur les priorités et les contraintes de l'interlocuteur

• Identifier des opportunités inattendues de création de valeur mutuelle

• Démontrer le respect qui peut améliorer la dynamique relationnelle

• Ne jamais interrompre – c'est à la fois impoli et stratégiquement contre-productif

4. Régulation émotionnelle et détachement professionnel

Peut-être l'aspect le plus difficile de la négociation est de gérer les émotions et de maintenir l'objectivité. Reyes s'inspire du principe toltèque de "ne rien prendre personnellement."

Pourquoi le contrôle émotionnel est important :

• Les interlocuteurs peuvent essayer délibérément de vous déstabiliser

• Les réactions personnelles peuvent obscurcir le jugement sur la valeur de l'accord

• Les réponses émotionnelles peuvent révéler des faiblesses dans votre position

• Le détachement professionnel permet de penser de manière stratégique plus claire

Création de personas professionnels :
Reyes décrit l'adoption de différents "personnages" pour différents contextes de négociation – pas de tromperie, mais une adaptation stratégique du style de communication et de l'approche en fonction de la situation et de l'interlocuteur.

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La réalité du prix d'abord

Malgré la complexité des négociations B2B, Reyes est sincèrement honnête sur les critères d'évaluation initiaux : "Je ne vais pas mentir – la première chose que je examine est le prix. Je ne dis pas que je ne vais me concentrer que sur le prix, mais si vous me demandez la première chose que je vérifie lorsque j'ouvre une proposition de fournisseur, c'est le prix."

Cette approche du prix d'abord sert d'outil de positionnement initial, mais les professionnels des achats sophistiqués passent rapidement au-delà des simples comparaisons de coûts pour évaluer :

• Qualité du service et fiabilité

• Délais de livraison et flexibilité

• Conditions contractuelles et modalités de paiement

• Potentiel de partenariat à long terme

• Services supplémentaires à valeur ajoutée

Construire des relations avec les parties prenantes internes

Le défi de l'éducation

Un des aspects les plus négligés du succès des achats est la gestion des relations internes. Lorsque Reyes a rejoint Leboncoin, la fonction achats venait d'être créée, nécessitant une éducation interne approfondie sur la valeur des achats professionnels.

Faire la preuve de la valeur par les résultats :

• Démontrer des économies et des améliorations concrètes

• Montrer comment l'expertise en achats permet d'obtenir de meilleurs résultats pour l'entreprise

• Fournir des services ou des capacités supplémentaires pour le même budget

• Éliminer le fardeau administratif des équipes internes

Stratégie d'intégration :
Plutôt que d'apparaître comme une fonction de réduction des coûts à la dernière minute, Reyes plaide pour une intégration précoce dans les processus métier. Elle demande à être incluse dans les discussions initiales avec les fournisseurs, même lorsque son input immédiat n'est pas nécessaire, pour établir des relations et une compréhension avant que les négociations formelles ne commencent.

Former les équipes internes

Reconnaissant que toutes les dépenses de l'entreprise ne passent pas par les achats, Leboncoin a mis en place des programmes de formation à la négociation interne. Ces sessions se sont concentrées sur :

• Des scénarios pratiques plutôt que des concepts théoriques

• Des exercices de jeu de rôle avec des situations commerciales réalistes

• Des formats rapides et engageants qui respectaient les horaires chargés

• Un apprentissage interfonctionnel qui bénéficiait à divers départements

Stratégies de négociation avancées

Partenariat contre approches transactionnelles

Pour des fournisseurs stratégiques ayant un impact commercial significatif, Reyes plaide pour un passage des dynamiques traditionnelles acheteur-vendeur à des modèles de partenariat. Cette approche implique :

Investissement dans des relations plus profondes :

• Des revues commerciales régulières et des discussions sur les performances

• Une communication quotidienne sur les problèmes opérationnels

• Résolution collaborative des problèmes pour des défis mutuels

• Alignement sur la planification stratégique à long terme

Variables de négociation élargies :
Lorsque les négociations de prix atteignent leurs limites, les professionnels des achats créatifs explorent des alternatives à la création de valeur :

• Optimisation des modalités de paiement pour des avantages de flux de trésorerie

• Ajustements de la durée du contrat pour la sécurité et la planification

• Opportunités de vente croisée en tirant parti des actifs de l'entreprise

• Partenariats marketing et collaborations promotionnelles

Gérer des négociations à enjeux élevés

Pour des fournisseurs critiques où les alternatives sont limitées, les approches de négociation doivent s'adapter :

• Temps et ressources de préparation accrus

• Implication de parties prenantes senior pour construire des relations

• Multiples rondes de négociation avec une patience stratégique

• Concentration sur la création de valeur mutuelle plutôt que sur des résultats à somme nulle

Principaux enseignements pour le succès B2B

L'expérience de Milena Reyes dans divers secteurs et tailles d'entreprise offre plusieurs principes universels pour le succès de la négociation B2B :

1. La préparation l'emporte sur le talent naturel – investissez du temps à comprendre votre position, vos objectifs et votre interlocuteur

2. Les relations comptent plus que les transactions – construisez de véritables partenariats pour un succès commercial durable

3. Les canaux de communication influencent les résultats – choisissez les appels téléphoniques plutôt que les e-mails pour les négociations importantes

4. L'intelligence émotionnelle est un avantage concurrentiel – gérez vos réactions et lisez les autres efficacement

5. La création de valeur l'emporte sur les batailles de prix – explorez des solutions créatives qui profitent aux deux parties

L'évolution de la connaissance théorique à l'expertise pratique exige de la patience, de la pratique et un apprentissage continu. Comme le note Reyes, "La Milena d'il y a cinq ans négociait très différemment de la Milena d'aujourd'hui." Cet état d'esprit de croissance, combiné au développement systématique des compétences, crée la base du succès à long terme dans le monde complexe des négociations B2B.

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