Optimisez le renouvellement de votre Salesforce en 2025
Optimisez votre renouvellement Salesforce en 2025 grâce à la data : réduisez les coûts, adaptez vos licences et négociez plus efficacement.
Les renouvellements de Salesforce arrivent avec des délais prévisibles (90 jours avant l'expiration de votre contrat), mais la plupart des organisations les considèrent comme des surprises urgentes plutôt que comme des opportunités stratégiques. La différence entre un renouvellement réactif et une optimisation proactive peut souvent représenter des centaines de milliers de dépenses inutiles.
Ce guide vous accompagne à travers le processus complet de renouvellement, de l'accès aux détails de votre contrat et de l'audit de l'utilisation des licences à l'évaluation des taux du marché et à la construction d'un levier de négociation qui fonctionne réellement.
Planifiez votre renouvellement 90 jours à l'avance
Salesforce envoie automatiquement des notifications de renouvellement 90 jours avant l'expiration de votre contrat, et ce délai n'est pas aléatoire. Votre processus de renouvellement dépend de la présence de modalités de renouvellement automatique ou manuelles : les renouvellements automatiques se poursuivent sans action, à moins que vous demandiez des modifications, tandis que les renouvellements manuels nécessitent que vous cliquiez sur "Renouveler les actifs" dans votre compte ou que vous contactiez directement votre représentant commercial.
Cette fenêtre de 90 jours vous donne suffisamment de temps pour auditer ce que vous utilisez réellement, recueillir des retours de votre équipe et négocier d'une position de force plutôt que de panique. Les organisations qui commencent à planifier à ce moment-là obtiennent généralement de meilleurs résultats que celles qui s'agitent dans les dernières semaines.
Définir le calendrier de négociation
Travailler à rebours à partir de la date de fin de votre contrat crée un calendrier clair. Vous pourriez prévoir l'approbation du budget interne au jour 60, commencer les négociations avec les fournisseurs au jour 45 et terminer la révision finale du contrat au jour 15.
Cette planification inverse empêche le piège courant où les approbations internes prennent tout votre temps, vous laissant sans aucun pouvoir de négociation. Les équipes financières apprécient cette structure car elle aligne les décisions de renouvellement avec leurs cycles budgétaires trimestriels.
Identifier les parties prenantes
Les renouvellements Salesforce touchent plusieurs départements, et chaque groupe apporte un regard différent à la décision :
Équipes IT : Évaluer les exigences techniques, vérifier les dépendances d'intégration et évaluer si la feuille de route de la plateforme s'aligne toujours avec votre architecture.
Équipes financières : Valider la disponibilité du budget, approuver les conditions tarifaires et calculer le coût total de possession au-delà des seuls frais de licence.
Utilisateurs finaux : Partager des retours sur les fonctionnalités qu'ils utilisent réellement, les points de douleur qu'ils rencontrent et les lacunes fonctionnelles qui pourraient influencer la portée du renouvellement.
Le responsable des achats coordonne ces voix, mais la décision n'est pas centralisée. Les organisations qui négligent cette cartographie des parties prenantes découvrent souvent des exigences manquantes après la signature des contrats.
Rassembler des données d'utilisation et de coût
Salesforce fournit des rapports d'utilisation intégrés montrant la fréquence de connexion, l'adoption des fonctionnalités et l'utilisation des licences par utilisateur. Exportez ces rapports pour repérer les comptes inactifs, les modules sous-utilisés et les opportunités de redimensionner votre abonnement.
Au-delà des frais d'abonnement, calculez votre coût total, y compris les partenaires d'implémentation, les ajouts AppExchange et le temps d'administration interne. Ce tableau complet révèle souvent que le coût de licence de base représente seulement une partie de la véritable dépense Salesforce — une vision essentielle pour le benchmarking.
Accéder à vos contrats Salesforce
Retrouver les détails de votre contrat au sein de Salesforce peut sembler circulaire, mais la plateforme comprend une section de gestion de compte dédiée à cet effet.
Ouvrir l'onglet « Votre Compte »
Naviguez jusqu'au lanceur d'applications (l'icône en grille en haut à gauche de Salesforce) et recherchez "Votre Compte". Cette application centralise toutes les informations relatives aux contrats, les détails de facturation et les outils de gestion des renouvellements dans une seule interface.
Si vous ne voyez pas cette option, il se peut que vos droits d'utilisateur n'incluent pas la visibilité du contrat. Contactez votre administrateur Salesforce pour demander l'accès.
Utiliser la liste liée aux contrats
Une fois dans « Votre Compte », la liste liée aux contrats affiche tous les accords actifs et à venir. Chaque enregistrement de contrat montre la date de début d'abonnement, la date de fin, les produits inclus et le statut de renouvellement (automatique ou manuel).
Filtrer par date d'expiration
Triez la liste des contrats par date de fin pour prioriser les accords nécessitant une attention immédiate. Les contrats expirant dans 90 jours passent à la planification de renouvellement active, tandis que ceux plus éloignés demeurent en statut de suivi.
Mettre en place un rapport personnalisé avec des filtres pour les contrats se terminant dans le prochain trimestre automatise cette priorisation. Vous pouvez planifier ce rapport pour qu'il s'exécute chaque semaine, assurant qu'aucun renouvellement ne surprenne votre équipe.
Vérifier les dates, les quantités et les modules de renouvellement
Les audits de contrat révèlent l'écart entre ce que vous payez et ce que vous utilisez réellement. Cet écart est en moyenne de 30 à 40 % dans la plupart des déploiements Salesforce, bien que votre expérience puisse varier.
Vérifier la durée restante du contrat
Vérifiez non seulement la date de fin du contrat, mais aussi le préavis requis pour les modifications. De nombreux accords Salesforce nécessitent un préavis de 30 à 60 jours pour modifier les conditions, ce qui réduit efficacement votre fenêtre de décision.
Si vous envisagez des changements significatifs comme un changement d'édition ou l'ajout de nouveaux clouds, tenez également compte du temps d'implémentation. Un contrat se terminant dans 90 jours peut nécessiter des décisions dans un délai de 30 jours pour permettre un déploiement adéquat.
Adapter les licences actives
Tirez un rapport de tous les utilisateurs avec des licences Salesforce assignées et croisez-le avec leur dernière date de connexion. Les utilisateurs qui ne se sont pas connectés depuis plus de 60 jours sont des candidats idéaux pour la suppression de licence ou un passage à un niveau moins coûteux.
La distinction entre les différents types de licences est significative pour l'optimisation des coûts. Un utilisateur de Sales Cloud qui ne consulte que des enregistrements pourrait fonctionner parfaitement bien avec une licence Platform à un tiers du coût.
Ajouter ou supprimer des modules complémentaires
Examinez chaque abonnement AppExchange et chaque module complémentaire Salesforce par rapport aux données d'utilisation réelles. Marketing Cloud est souvent acheté pour ses capacités d'automatisation complètes mais est utilisé uniquement pour des campagnes par e-mail. Einstein Analytics fournit des outils puissants pour les équipes de data science, mais reste sous-utilisé lorsque les organisations manquent d'analystes dédiés.
Le calcul ici n'est pas uniquement financier. Certains outils offrent une valeur stratégique même avec une utilisation modeste, tandis que les modules complémentaires achetés "juste au cas où" ne livrent que rarement un retour sur investissement et représentent des opportunités d'économies immédiates.
Étapes pour créer un devis de renouvellement dans CPQ
Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) automatise la génération de devis de renouvellement, bien que comprendre le flux de travail vous aide à vérifier l'exactitude et à repérer les opportunités d'optimisation.
Cliquez sur « Renouveler » depuis le Contrat
Dans l'enregistrement du contrat, vous trouverez un bouton "Renouveler" dans le menu des actions rapides. Ce bouton n'apparaît que pour les utilisateurs ayant les permissions appropriées, généralement les opérations commerciales ou les administrateurs de contrats.
Cliquez sur cela pour initier le processus de renouvellement CPQ, qui crée une opportunité de renouvellement liée et pré-remplit un devis avec vos conditions contractuelles actuelles.
Générer le devis
CPQ porte automatiquement tous les produits d'abonnement, les quantités et les tarifs de votre contrat existant dans le devis de renouvellement. Cette automatisation permet d'économiser du temps mais nécessite une révision minutieuse : des produits obsolètes ou des quantités incorrectes seront perpétuées.
Lier l'opportunité
Chaque devis de renouvellement est lié à une opportunité de renouvellement, qui suit l'affaire à travers votre canal d'approbation. Cet enregistrement d'opportunité capture l'historique des négociations, les approbations des parties prenantes et les jalons du calendrier.
Des étapes d'opportunité correctement configurées déclenchent des flux de travail automatisés, comme l'acheminement des devis pour approbation financière ou alertant les achats lorsque des réponses de fournisseurs sont en attente.
Envoyer le devis pour approbation interne
Dans les environnements d'entreprise, le "client" pour l'approbation du renouvellement est souvent votre propre équipe financière ou d'achats. CPQ génère un devis PDF que les parties prenantes internes examinent pour l'alignement budgétaire et l'adéquation stratégique.
Automatiser les alertes de renouvellement et les flux de travail d'approbation
La surveillance manuelle des contrats ne scale pas, et des renouvellements manqués peuvent enfermer les organisations dans des conditions de renouvellement automatique défavorables. L'automatisation transforme la gestion des renouvellements d'une agitation réactive à une planification proactive.
Planifier des rapports automatisés
Créez un rapport Salesforce filtrant les contrats par date de fin, puis programmez-le pour qu'il s'exécute mensuellement et envoie les résultats aux parties prenantes des achats. Cette simple automatisation garantit que les contrats approchant du renouvellement reçoivent de l'attention avant de devenir urgents.
Activer les notifications Slack ou par e-mail
Salesforce s'intègre à Slack et aux plateformes de messagerie pour pousser les alertes de renouvellement dans les canaux où les équipes travaillent déjà. Les notifications rejoignent les parties prenantes là où elles se trouvent, pas besoin de vérifier Salesforce chaque jour.
Ces intégrations peuvent être configurées pour s'escalader : notification initiale à 90 jours, rappel à 60 jours et alerte urgente à 30 jours si aucune action n'a été prise.
Construire un Process Builder ou Flow
Les outils d'automatisation de Salesforce vous permettent de construire des flux de travail de renouvellement sans code personnalisé. Un flux typique pourrait automatiquement créer une opportunité de renouvellement 90 jours avant l'expiration, l'assigner au propriétaire de compte approprié, et déclencher le processus d'approbation.
Process Builder offre une interface visuelle pour concevoir des flux de travail, mais Salesforce est en transition vers Flow comme outil privilégié. Donc les nouvelles configurations devraient utiliser Flow pour la compatibilité future.
Évaluer les prix de Salesforce et se préparer à la négociation
Entrer dans les négociations de renouvellement sans données de marché vous place à un désavantage significatif. Les vendeurs savent quand vous manquez de contexte tarifaire et ils utiliseront cette asymétrie d'information à leur avantage.
Collecter des données de marché
Les références sectorielles pour les prix Salesforce varient considérablement en fonction de la taille de l'entreprise, de l'industrie et de la complexité du déploiement. Les réseaux de pairs, les associations professionnelles et les plateformes d'achats fournissent des données de benchmarking anonymisées qui révèlent si vos tarifs se situent dans des plages typiques.
Comparativement au coût par licence
Calculez votre coût effectif par utilisateur en divisant les dépenses annuelles totales de Salesforce (y compris les ajouts et le support) par le nombre d'utilisateurs actifs. Cette métrique permet une comparaison équitable entre différentes structures contractuelles.
Les organisations découvrent souvent qu'elles paient pour des tarifs d'Édition Professionnelle tout en n'utilisant que les fonctionnalités d'Édition Essentielle — un scénario courant lorsque les entreprises croissent mais n'optimisent jamais leur contrat initial.
Construire des arguments de négociation
Une négociation efficace repose sur des points de levier basés sur des données plutôt que de simplement demander des réductions :
Métriques d'utilisation : Montrez que vous payez pour 200 licences mais que seulement 150 utilisateurs se connectent activement.
Engagements pluriannuels : Offrez un contrat de 3 ans en échange de meilleurs tarifs annuels.
Alternatives concurrentielles : Recherche HubSpot, Microsoft Dynamics, ou d'autres pour montrer des options.
L'objectif n'est pas nécessairement de changer de plateforme — il s'agit de démontrer que vous avez fait vos devoirs et que vous avez des alternatives crédibles.
Réduire les licences inutilisées grâce à une analyse d'utilisation
L’optimisation des licences offre souvent le meilleur retour sur investissement, réduisant les coûts de renouvellement de 20 à 30 % sans diminuer la capacité opérationnelle.
Identifier les comptes inactifs
Exécutez un rapport d'utilisateur filtré par date de dernière connexion. Les utilisateurs qui n'ont pas accédé à Salesforce depuis plus de 60 jours sont des candidats idéaux pour la suppression de licence — vérifiez avec les managers avant la désactivation.
Consolider les profils d'utilisateur
Salesforce propose divers types de licences à différents niveaux de prix. Les utilisateurs qui n'ont besoin que d'un accès de base peuvent bien fonctionner avec un niveau moins coûteux.
Mappez les activités réelles de chaque utilisateur par rapport aux capacités de leur licence. Vous trouverez souvent des licences Sales Cloud complètes utilisées pour des tâches qu'une licence Platform pourrait facilement couvrir.
Mettre en pause ou résilier des licences
Désactiver les utilisateurs libère immédiatement leur licence pour réaffectation sans supprimer les données historiques. Pour les réductions permanentes, supprimez les licences lors du renouvellement — le timing est clé, car de nombreux contrats nécessite des engagements annuels.
Explorer des alternatives à certains modules Salesforce
Le modèle de plateforme de Salesforce signifie que vous pourriez payer pour des fonctionnalités que des outils spécialisés pourraient offrir de manière plus efficace.
CRMs open-source
Des outils comme SuiteCRM ou Odoo fournissent des capacités CRM de base sans frais de licence par utilisateur — mais les coûts totaux de possession (hébergement, personnalisation, maintenance) peuvent dépasser les économies réalisées pour des équipes plus petites.
Plateformes d'automatisation du marketing
Marketing Cloud est puissant mais coûteux. Des outils comme HubSpot, Marketo ou ActiveCampaign peuvent souvent offrir des résultats similaires à un coût inférieur.
Évaluez si votre équipe utilise véritablement des fonctionnalités avancées comme Journey Builder, ou se repose principalement sur des campagnes par e-mail.
Suites de service desk intégrées
Service Cloud rivalise avec des outils spécialisés comme Zendesk, Freshdesk ou Intercom. Les équipes ayant des opérations de service indépendantes peuvent trouver une meilleure valeur dans des plateformes dédiées.
Module Salesforce | Catégorie alternative | Considération clé |
|---|---|---|
Marketing Cloud | Outils de marketing autonomes | Complexité d'intégration par rapport aux économies de coûts |
Service Cloud | Service Desk dédié | Besoin de partage des données entre ventes et services |
Commerce Cloud | Plateformes de commerce électronique | Exigences de personnalisation technique |
Passez de la théorie à l'action avec Freqens
Les stratégies d'optimisation des renouvellements décrites ici nécessitent un effort manuel significatif lorsqu'elles sont gérées via des feuilles de calcul et des e-mails. Des plateformes modernes comme Freqens automatisent une grande partie de ce flux de travail — du suivi des dates de renouvellement à l'évaluation des prix et à l'analyse d'utilisation.
Freqens centralise tous vos contrats SaaS, alerte automatiquement les équipes 90 jours avant les renouvellements et fournit des références de marché pour renforcer les négociations. Sa fonction d'avis recueille les retours de satisfaction interne, tandis que la fonction alternatives vous aide à évaluer des options de remplacement lorsque les outils sous-performent.
Demandez une démo pour voir comment Freqens rationalise les renouvellements Salesforce à travers l'ensemble de votre catalogue logicielle.
FAQs sur les renouvellements Salesforce
Comment puis-je aligner plusieurs contrats Salesforce avec différentes dates de fin ?
Créez un calendrier maître pour suivre toutes les expirations de contrats et négociez des amendements pour aligner les cycles de renouvellement. La consolidation renforce votre pouvoir de volume et simplifie la gestion des vendeurs.
Quelles clauses devrais-je inclure pour limiter les augmentations de prix de Salesforce ?
Négociez des plafonds d'augmentation annuels liés à l'inflation (généralement de 3 à 5 %) et exigez un préavis écrit pour tout changement de tarification afin d'assurer la prévisibilité budgétaire.
Puis-je automatiser les rappels de renouvellement sans Salesforce CPQ ?
Oui. Les règles de flux de travail standard ou les automatismes Flow peuvent déclencher des alertes basées sur le temps. Alternativement, utilisez des outils de gestion de contrats tiers qui s'intègrent directement à Salesforce.
Comment puis-je documenter l'historique de négociation pour de futurs renouvellements ?
Stockez toutes les discussions de renouvellement, les concessions tarifaires et les modifications de contrat dans les opportunités Salesforce. Cet enregistrement construit une connaissance institutionnelle et un pouvoir de négociation au fil du temps.
