La gestion des achats occupe désormais un rôle central dans le fonctionnement des entreprises. Avec l'augmentation de la digitalisation, les outils d'achats évoluent rapidement pour répondre aux nouveaux défis du contrôle des dépenses et de la supervision des processus.

Le marché propose désormais une grande variété de solutions adaptées à différents besoins, allant du suivi des commandes à l'automatisation complète des processus. Ce guide fournit un aperçu clair pour comprendre le rôle des logiciels d'achats et leurs principales caractéristiques.

Pour ceux qui découvrent ce sujet, il est utile de commencer par définir clairement ce qu'est un logiciel d'achats et comment il se différencie des autres outils de gestion.

Qu'est-ce qu'un logiciel d'achats ?

Le logiciel d'achats est une solution informatique conçue pour gérer et automatiser tous les processus liés à l'achat au sein d'une organisation. Son principal objectif est de numériser le cycle d'achat, de l'identification du besoin au paiement du fournisseur.

Contrairement à un simple outil de comptabilité, le logiciel de gestion des achats couvre toutes les étapes du processus d'approvisionnement. Il permet la sélection des fournisseurs, la gestion des demandes d'achat, la création et le suivi des commandes, la réception des biens ou services, le traitement des factures et la gestion des paiements.

Ce type de logiciel fournit une vue structurée de toutes les opérations d'achats, facilite la collaboration entre les équipes et garantit un meilleur contrôle des engagements financiers. Il fait partie d'une approche globale de gestion des dépenses, distincte d'une simple saisie comptable.

Caractéristiques clés des logiciels de gestion des achats

Le logiciel de gestion des achats combine plusieurs fonctionnalités qui structurent et automatisent les processus d'achats dans une entreprise. Ces fonctionnalités permettent un suivi de bout en bout, de la gestion des fournisseurs au paiement des factures.

Gestion des fournisseurs

La gestion des fournisseurs repose sur une base de données centralisée contenant toutes les informations pertinentes sur chaque fournisseur. Elle permet le suivi des performances, la surveillance de l'historique des achats et le renforcement de la fiabilité des relations.

Les fonctionnalités courantes incluent :

• Intégration des fournisseurs : collecte et validation des informations lors de l'inscription

• Évaluation des performances : notation, suivi des incidents et surveillance des livraisons

• Gestion documentaire : stockage des contrats, certificats et attestations

• Historique des commandes : suivi des achats passés et des litiges

Flux de travail Procure-to-Pay

Le processus Procure-to-Pay (P2P) couvre toutes les étapes de la demande au paiement du fournisseur. Le logiciel d'achats automatise la création et l'approbation des demandes d'achats, la génération des commandes d'achat, le suivi de la réception des produits ou services, ainsi que la réconciliation et le traitement des factures.

Analyse et benchmarking des dépenses

Les outils d'analyse des achats collectent et analysent toutes les données relatives aux dépenses. Ils fournissent des tableaux de bord et des rapports pour visualiser la répartition des dépenses, comparer les prix avec les benchmarks du marché et identifier les tendances ou anomalies.

Avantages des logiciels de gestion des achats pour votre entreprise

Le logiciel d'achats fournit des résultats tangibles pour les organisations souhaitant structurer et numériser leurs processus d'achats. Il améliore le contrôle des dépenses, réduit le temps consacré aux tâches administratives, accroît la visibilité des flux financiers et garantit la conformité des processus.

Réduction des coûts et ROI

Le logiciel d'achats permet de meilleures négociations avec les fournisseurs grâce à l'accès à l'historique des achats et aux benchmarks du marché. Il aide à détecter et limiter les achats hors contrat (dépenses non autorisées), optimisant ainsi l'utilisation du budget.

Découvrez des moyens plus intelligents de réduire les coûts de LinkedIn Recruiter et Sales Navigator en 2025.

Économies de temps et automatisation

Les flux de travail automatisés réduisent les tâches manuelles telles que l'approbation des commandes ou le traitement des factures. Les demandes d'achats, les approbations et les paiements sont traités plus rapidement. Cela réduit la charge administrative et libère des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Visibilité améliorée des dépenses

Toutes les dépenses sont centralisées sur une seule plateforme, permettant un suivi en temps réel des engagements. Les tableaux de bord et les rapports fournissent des vues précises de la répartition des dépenses, de l'évolution du budget et de la conformité aux politiques internes.

Top 10 des logiciels de gestion des achats 2025

La gestion des achats en 2025 repose sur des solutions diverses adaptées aux tailles d'organisation et aux besoins du cycle P2P. Cette sélection présente les principaux logiciels d'achats sur le marché, en se concentrant sur leurs caractéristiques techniques et principaux cas d'utilisation.

Freqens

Freqens est une plateforme intelligente dédiée aux logiciels et services informatiques d'achats. Elle propose la détection automatique des renouvellements, des benchmarks de prix basés sur des transactions réelles, et des alertes pour la gestion des délais des contrats. L'optimisation alimentée par l'IA aide à identifier les économies potentielles et à comparer les offres du marché de manière transparente.

Coupa

Coupa est une solution de gestion des dépenses couvrant l'ensemble du processus d'achats, de la demande à la facturation. La plateforme inclut des fonctionnalités avancées pour les achats, le contrôle budgétaire et l'analyse des dépenses. Sa force réside dans l'intégration native avec la gestion des dépenses et des fonctions financières.

SAP Ariba

SAP Ariba est une solution pour entreprises conçue pour gérer de grands volumes d'achats et de fournisseurs. Elle s'appuie sur un vaste réseau de fournisseurs et une intégration ERP approfondie. L'outil vise principalement les grandes entreprises nécessitant des processus complexes et des flux d'approbation inter-entreprises.

Jaggaer

Jaggaer propose une plateforme robuste de source à paiement avec des modules de gestion des relations fournisseurs et du cycle de vie des contrats. L'approvisionnement, l'analyse des dépenses et la gestion des risques fournisseurs sont centralisés dans un seul espace, adapté aux organisations internationales ou multi-sites.

Ivalua

Ivalua fournit une plateforme modulaire adaptée à la fois aux processus standardisés et aux besoins de personnalisation avancés. Les flux de travail peuvent être configurés pour chaque unité commerciale, et la solution s'intègre avec d'autres outils métiers ou ERP. Elle cible les entreprises de taille intermédiaire ou les groupes ayant des besoins spécifiques en matière de personnalisation ou d'intégration.

Odoo

Odoo est un ERP open-source qui inclut un module d'achats intégré. Il prend en charge la gestion des catalogues, des commandes et des réceptions, avec de fortes options de personnalisation pour les PME et les entreprises de taille intermédiaire. Odoo est apprécié pour sa flexibilité et sa capacité à répondre à des besoins commerciaux variés.

Weproc

Weproc est une solution SaaS française axée sur la numérisation du cycle Procure-to-Pay pour les PME et les entreprises de taille intermédiaire. Elle propose des flux de travail collaboratifs, la centralisation des contrats et des fournisseurs, et la conformité au RGPD. L'outil est conçu pour le marché français avec un support local et des fonctionnalités alignées sur les réglementations nationales.

Esker

Esker se spécialise dans l'automatisation des processus documentaires, en particulier la dématérialisation des factures et l'appariement automatique des commandes. La plateforme cible les entreprises souhaitant numériser et automatiser les flux de documents financiers et d'achats.

Lapala

Lapala fournit une solution intuitive conçue pour les PME, permettant une personnalisation rapide des flux de travail d'achats. Elle met l'accent sur une mise en œuvre simple et une facilité d'utilisation, avec des modules adaptés aux organisations cherchant à se digitaliser sans complexité excessive.

Precoro

Precoro est une solution de gestion des achats basée sur le cloud destinée aux petites et moyennes organisations. Elle centralise la gestion des commandes, des fournisseurs et des budgets dans une interface facile à utiliser. Les fonctionnalités standard incluent le suivi des engagements et la génération de rapports.

Critères pour choisir un logiciel d'achats

L'évaluation des logiciels d'achats dépend de critères objectifs tels que la structure, la taille et le secteur d'activité. Le choix doit refléter les besoins fonctionnels, les contraintes budgétaires, les exigences techniques et réglementaires, et les capacités de support des fournisseurs.

Évaluation des besoins internes

L'analyse commence par la cartographie des processus d'achats existants : identification des étapes manuelles, des points de douleur des utilisateurs, des sources d'erreur et des besoins internes spécifiques. L'examen des volumes de transactions, du nombre de fournisseurs, des outils existants et des flux de données aide à définir des critères fonctionnels précis.

Budget et modèle de tarification

Différents modèles de tarification existent pour les logiciels d'achats :

• Abonnement par utilisateur : tarification mensuelle ou annuelle basée sur le nombre d'utilisateurs

• Tarification basée sur les transactions : coût basé sur le nombre d'achats traités

• Licence d'entreprise : frais global pour l'ensemble de l'organisation

Les estimations de coût total incluent l'implémentation, l'intégration, la formation et la maintenance, ainsi que des modules ou options supplémentaires potentiels.

Scalabilité et personnalisation

La capacité du logiciel à évoluer avec la croissance de l'organisation est essentielle. Les solutions peuvent offrir des extensions modulaires, des personnalisations de flux de travail ou des intégrations spécifiques pour des unités commerciales ou des filiales.

Tendances et technologies des logiciels d'achats en 2025

Intelligence artificielle et analyse prédictive

L'IA est utilisée dans les logiciels d'achats pour analyser automatiquement les données de dépenses, identifier des irrégularités et prédire les risques liés aux fournisseurs. Les algorithmes traitent de grands volumes de données et détectent des tendances ou anomalies non visibles à l'œil humain.

Cloud et sécurité renforcée

La plupart des solutions d'achats sont désormais basées sur le cloud. L'hébergement dans le cloud signifie que les données et les logiciels sont accessibles en ligne, avec une maintenance technique gérée par le prestataire. Pour garantir la protection des données sensibles, les solutions cloud intègrent des mesures telles que le cryptage, une authentification forte et des certifications comme ISO 27001 ou SOC 2.

Données en temps réel pour la négociation

L'accès aux données de marché et de dépenses en temps réel transforme la façon dont les équipes d'achats négocient avec les fournisseurs. Les logiciels d'achats peuvent afficher des comparaisons de prix instantanées, des historiques de contrats et des benchmarks de marché pendant les négociations.

Logiciel d'achats et benchmarking de Freqens : de la gestion aux économies

Freqens adopte une approche différente de la gestion des achats en s'appuyant sur la technologie pour transformer les achats en une fonction de création de valeur. La plateforme intègre des outils de benchmarking de marché basés sur des données réelles et anonymisées, fournissant des informations précises sur les prix et les conditions dans le secteur des logiciels et des services informatiques.

L'IA intégrée à Freqens analyse les contrats, détecte automatiquement les délais de renouvellement et alerte les équipes concernées. Les utilisateurs accèdent aux informations mises à jour pour préparer les négociations avec les fournisseurs, s'appuyant sur des comparaisons objectives et des alternatives validées du marché.

Pour plus d'informations sur la plateforme, ainsi qu'une démo personnalisée, rendez-vous sur : https://www.freqens.com/request-demo.

FAQ sur les logiciels d'achats

Quel est le ROI moyen d'un logiciel d'achats ?

La plupart des organisations constatent un ROI positif dans la première année, principalement en raison des économies et des gains d'efficacité.

Quelle est la différence entre un ERP et un logiciel d'achats ?

Un ERP gère plusieurs fonctions d'entreprise comme la comptabilité, les ressources humaines ou la production. Le logiciel d'achats se spécialise dans le processus d'achat et offre des fonctionnalités plus détaillées pour gérer les achats, les fournisseurs et les contrats.

Combien de temps faut-il pour déployer un logiciel d'achats ?

Le temps d'implémentation varie de quelques semaines à plusieurs mois, en fonction de la complexité de la solution, du nombre de modules et du niveau de personnalisation.

Comment sécuriser les données des fournisseurs et des contrats dans le logiciel d'achats ?

Les plateformes d'achats utilisent des mécanismes tels que le cryptage des données, des contrôles d'accès utilisateur, des journaux d'audit et des certifications de conformité pour protéger les informations sensibles.

Le logiciel d'achats peut-il s'intégrer à mes outils financiers existants ?

La plupart des logiciels d'achats offrent des API et des connecteurs prêts à l'emploi pour les ERP, les logiciels de comptabilité et les systèmes financiers afin d'assurer un transfert automatique des données.