La gestion des achats occupe aujourd'hui une place centrale dans le fonctionnement des entreprises. Avec la digitalisation croissante, les outils dédiés aux achats évoluent rapidement pour répondre à de nouveaux enjeux de pilotage et de contrôle des dépenses.

Le marché propose désormais une grande diversité de solutions adaptées à des besoins variés, du suivi des commandes à l'automatisation complète des processus. Ce guide présente une vue d'ensemble claire pour comprendre le rôle des logiciels achats et leurs principales fonctionnalités.

Pour les personnes qui découvrent ce sujet, il est utile de commencer par définir précisément ce qu'est un logiciel achats et en quoi il se distingue d'autres outils de gestion.

Qu'est-ce qu'un logiciel achats

Un logiciel achats est une solution informatique conçue pour gérer et automatiser l'ensemble des processus liés aux achats dans une organisation. Son objectif principal est de digitaliser le cycle d'achat, depuis l'identification du besoin jusqu'au paiement du fournisseur.

Contrairement à un simple outil de comptabilité, un logiciel de gestion des achats couvre toutes les étapes du processus d'approvisionnement. Il permet de sélectionner des fournisseurs, gérer les demandes d'achats, créer et suivre des commandes, recevoir des biens ou services, traiter les factures et gérer les paiements.

Ce type de logiciel offre une vue structurée de l'ensemble des opérations d'achats, facilite la collaboration entre les équipes et permet un meilleur contrôle sur les engagements financiers. Il s'inscrit dans une démarche globale de gestion des dépenses, distincte de la simple saisie comptable.

Fonctionnalités clés d'un logiciel gestion des achats

Un logiciel gestion des achats regroupe plusieurs fonctionnalités qui structurent et automatisent les processus d'achats dans une entreprise. Ces fonctionnalités permettent de suivre les opérations du début à la fin, depuis la gestion des fournisseurs jusqu'au paiement des factures.

Gestion des fournisseurs

La gestion des fournisseurs repose sur une base de données centralisée contenant toutes les informations nécessaires sur chaque fournisseur. Cette gestion permet de suivre les performances, l'historique des achats et de renforcer la fiabilité des relations.

Quelques fonctionnalités courantes incluent :

• L'onboarding des fournisseurs : collecte et validation des informations lors de l'inscription

• L'évaluation de la performance : notation, suivi des incidents et des livraisons

• La gestion documentaire : stockage des contrats, certifications et attestations

• L'historique des commandes : suivi des achats précédents et des litiges

Workflows procure-to-pay

Le processus procure-to-pay (P2P) comprend l'ensemble des étapes depuis l'expression du besoin jusqu'au paiement du fournisseur. Les logiciels de gestion des achats automatisent la création et la validation des demandes d'achat, la génération des bons de commande, le suivi de la réception des produits ou services, et le rapprochement et le traitement des factures.

Benchmarks et analytics dépenses

Les outils d'analytique des achats collectent et analysent toutes les données de dépenses. Ils proposent des tableaux de bord et des rapports pour visualiser la répartition des achats, comparer les prix avec les benchmarks du marché et identifier les tendances ou les anomalies dans les dépenses.

Avantages d'un logiciel de gestion des achats pour votre entreprise

Un logiciel de gestion des achats apporte des résultats concrets aux organisations qui souhaitent structurer et digitaliser leurs processus d'achat. Il intervient à plusieurs niveaux de la gestion quotidienne et aide à mieux contrôler les dépenses, le temps consacré aux tâches administratives, la visibilité sur les flux financiers, et la conformité des processus.

Réduction des coûts et ROI

Un logiciel achats rend possible une meilleure négociation avec les fournisseurs grâce à l'accès à l'historique des achats et aux données de benchmark du marché. Il aide à détecter les achats hors contrat (maverick spending) et à les limiter, ce qui permet d'optimiser l'utilisation des budgets.

Gain de temps et automatisation

Les workflows automatisés réduisent les tâches manuelles, comme la validation des commandes ou le traitement des factures. Les demandes d'achats, les approbations et les paiements sont traités plus rapidement. Cela diminue le temps consacré à la gestion administrative et libère des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Meilleure visibilité des dépenses

L'ensemble des dépenses est centralisé dans une seule plateforme, ce qui permet de suivre les engagements en temps réel. Les tableaux de bord et rapports offrent une vue précise sur la répartition des dépenses, l'évolution des budgets et la conformité aux politiques internes.

Top 10 des logiciels de gestion des achats 2025

La gestion des achats en 2025 repose sur des solutions variées, adaptées à différentes tailles d'organisations et à des besoins spécifiques du cycle procure-to-pay. Cette sélection présente les principaux logiciels achats du marché, avec un focus sur leurs caractéristiques techniques et leur cas d'usage privilégié.

Freqens

Freqens est une plateforme intelligente dédiée à l'achat de logiciels et de services IT. Elle propose la détection automatique des renouvellements, des benchmarks de prix issus de transactions réelles et des alertes pour la gestion des échéances contractuelles. L'optimisation des achats est pilotée par l'intelligence artificielle pour aider à identifier des économies potentielles et à comparer les offres du marché de façon transparente.

Coupa

Coupa est une solution de gestion des dépenses couvrant l'ensemble du processus achats, de la demande à la facturation. La plateforme intègre des fonctions avancées de gestion des achats, de contrôle budgétaire et d'analyse des dépenses. Son point fort est l'intégration native avec la gestion des notes de frais et des fonctions financières.

SAP Ariba

SAP Ariba est une solution d'entreprise conçue pour gérer de grands volumes d'achats et de fournisseurs. Elle s'appuie sur un vaste réseau de fournisseurs et s'intègre de manière approfondie avec les systèmes ERP. L'outil cible principalement les grandes entreprises qui requièrent des processus complexes et des flux d'approbation multi-entités.

Jaggaer

Jaggaer propose une plateforme source-to-pay robuste, avec des modules de gestion de la relation fournisseur et du cycle de vie des contrats. Les fonctions de sourcing, l'analyse des dépenses et la gestion des risques fournisseurs sont centralisées dans un espace unique, adapté aux organisations internationales ou multisites.

Ivalua

Ivalua offre une plateforme modulable, adaptée à la fois aux processus standardisés et aux besoins de personnalisation avancée. Les flux de travail sont configurables pour chaque métier, et la solution peut s'interfacer avec d'autres outils métiers ou ERP. Elle cible les entreprises de taille intermédiaire ou les groupes ayant des besoins de personnalisation ou d'intégration spécifiques.

Odoo

Odoo est un ERP open source qui inclut un module achats intégré. Il permet la gestion des catalogues, des commandes et des réceptions, tout en offrant des possibilités de personnalisation poussées pour les PME et ETI. Odoo est apprécié pour sa flexibilité et sa capacité à répondre à des besoins métiers variés.

Weproc

Weproc est une solution SaaS française axée sur la digitalisation du cycle procure-to-pay pour les PME et ETI. Elle propose des workflows collaboratifs, la centralisation des contrats et des fournisseurs, ainsi qu'une conformité RGPD. L'outil est pensé pour le marché français, avec un accompagnement local et des fonctionnalités adaptées aux exigences réglementaires nationales.

Esker

Esker se distingue par sa spécialisation dans l'automatisation du traitement documentaire, notamment la dématérialisation des factures et le rapprochement automatique des commandes. La plateforme s'adresse en priorité aux entreprises souhaitant digitaliser et automatiser leurs flux de documents achats et financiers.

Lapala

Lapala propose une solution intuitive conçue pour les PME, permettant une personnalisation rapide des flux d'achats. L'outil met l'accent sur la simplicité de déploiement et la facilité d'utilisation, avec des modules adaptés aux organisations qui souhaitent digitaliser sans complexité excessive.

Precoro

Precoro est une solution cloud de gestion des achats, adaptée aux organisations de taille petite à moyenne. Elle centralise la gestion des commandes, des fournisseurs et des budgets dans une interface simple d'utilisation. Les fonctions de suivi des engagements et de génération de rapports y sont intégrées en standard.

Critères pour choisir votre logiciel achats

L'évaluation d'un logiciel achats repose sur plusieurs critères objectifs selon la structure, la taille et le secteur d'activité de l'organisation. La sélection se fait selon des besoins fonctionnels, des contraintes budgétaires, des exigences techniques et réglementaires, ainsi que la capacité du fournisseur à accompagner le projet.

Évaluation des besoins internes

L'analyse commence par un état des lieux des processus achats existants. Il s'agit d'identifier les étapes manuelles, les points d'insatisfaction, les sources d'erreurs et les besoins spécifiques des utilisateurs internes. Le recensement des volumes de transactions, du nombre de fournisseurs, des outils déjà en place et des flux d'informations permet de définir des critères fonctionnels précis.

Budget et modèle de tarification

Différents modèles tarifaires existent dans le domaine des logiciels achats :

• Abonnement par utilisateur : tarification mensuelle ou annuelle selon le nombre d'utilisateurs

• Volume de transactions : coût basé sur le nombre d'achats traités

• Licence d'entreprise : forfait global pour l'ensemble de l'organisation

L'estimation du coût total prend en compte les frais de mise en œuvre, d'intégration, de formation et de maintenance, ainsi que les éventuelles options ou modules complémentaires.

Scalabilité et personnalisation

La capacité d'un logiciel à s'adapter à la croissance d'une organisation est un élément central. Il est possible de choisir des solutions qui proposent des modules évolutifs, des personnalisations de workflows, ou des intégrations spécifiques selon les métiers ou les filiales.

Tendances logiciel achats et technologie en 2025

Intelligence artificielle et prédictif

L'intelligence artificielle (IA) est utilisée dans les logiciels achats pour analyser automatiquement les données de dépenses, identifier des irrégularités et prévoir les risques liés aux fournisseurs. Les algorithmes d'IA peuvent traiter de grands volumes d'informations et détecter des tendances ou anomalies qui ne sont pas visibles à l'œil nu.

Cloud et sécurité renforcée

La majorité des solutions achats sont désormais proposées en mode cloud. L'hébergement cloud signifie que les données et les logiciels sont accessibles en ligne et que la maintenance technique est assurée par l'éditeur. Pour garantir la protection des informations sensibles, les solutions cloud intègrent des mesures de sécurité, telles que le chiffrement, l'authentification forte, et la certification selon des standards comme ISO 27001 ou SOC 2.

Data temps réel pour la négociation

L'accès à des données de marché et de dépenses en temps réel transforme la façon dont les équipes achats négocient avec les fournisseurs. Les logiciels achats peuvent afficher des comparaisons de prix instantanées, des historiques de contrats et des benchmarks du marché au moment de la négociation.

Logiciel achats et benchmark Freqens : passez de la gestion aux économies

Freqens propose une approche différente de la gestion des achats en utilisant la technologie pour transformer la fonction achats en un centre de création de valeur. La plateforme intègre des outils de benchmark de marché basés sur des données réelles et anonymisées, offrant une vision précise des prix et des conditions pratiqués dans le secteur logiciel et IT.

L'intelligence artificielle intégrée dans Freqens analyse les contrats, détecte automatiquement les échéances de renouvellement et alerte les équipes concernées. Les utilisateurs accèdent ainsi à des informations actualisées pour préparer des négociations avec les fournisseurs, en s'appuyant sur des comparaisons objectives et des alternatives validées du marché.

Des informations supplémentaires sur la plateforme, ainsi qu'une démonstration personnalisée, sont accessibles à l'adresse suivante : https://www.freqens.com/request-demo.

FAQs about logiciel achats

Quel est le retour sur investissement moyen d'un logiciel achats ?

La plupart des organisations constatent un retour sur investissement positif au cours de la première année, principalement grâce à des économies et des gains d'efficacité.

Quelle différence entre un ERP et un logiciel de gestion des achats ?

Un ERP gère plusieurs fonctions de l'entreprise comme la comptabilité, la gestion des ressources humaines ou la production. Un logiciel achats est spécialisé sur le processus d'achat et propose des fonctionnalités plus détaillées pour gérer les achats, les fournisseurs et les contrats.

Combien de temps faut-il pour déployer un logiciel achats ?

Le délai de mise en place varie de quelques semaines à plusieurs mois selon la complexité de la solution choisie, du nombre de modules à configurer et du niveau de personnalisation souhaité.

Comment sécuriser les données fournisseurs et contrats dans un logiciel achats ?

Les plateformes de gestion des achats utilisent des mécanismes comme le chiffrement des données, la gestion des accès par utilisateurs, des journaux d'audit et des certifications de conformité pour protéger les informations sensibles.

Est-il possible d'intégrer un logiciel achats avec mes outils finance existants ?

La plupart des logiciels achats proposent des interfaces de programmation (API) et des connecteurs prêts à l'emploi pour les ERP, les logiciels de comptabilité et les systèmes financiers afin d'assurer le transfert automatique des données.