Prendre les rênes d'une direction achats, c'est un peu comme débarquer en terre inconnue avec une mission claire : créer de la valeur rapidement tout en bâtissant des fondations solides pour l'avenir. Que vous construisiez une fonction achats from scratch ou que vous repreniez une équipe existante, les 100 premiers jours sont cruciaux pour établir votre crédibilité et poser les bases d'une transformation durable.

L'expérience de Swile, qui a su structurer sa fonction achats en partant de zéro, nous offre des enseignements précieux sur la manière d'aborder ce défi avec méthode et pragmatisme. Entre cartographie des dépenses, identification des quick wins et construction d'un framework pérenne, découvrons ensemble comment maximiser l'impact de vos premiers mois.

Première étape : cartographier le terrain pour comprendre la réalité des dépenses

L'exploitation du grand livre comptable : votre boussole initiale

La première mission d'un directeur achats est de comprendre précisément où part l'argent de l'entreprise. Comme le souligne Éric : "Tu as un enjeu de données de comprendre où tu es donc plutôt, on va dire du quanti, t'as un enjeu de comprendre la donnée par le prisme compta."

Cette cartographie commence par l'analyse méthodique du grand livre comptable. L'objectif ? Identifier :

• Qui dépense dans l'organisation

• Combien est dépensé par catégorie

• Quels fournisseurs captent la majorité des dépenses

• Les tendances et évolutions sur les derniers mois

Appliquer le principe de Pareto pour prioriser

Face à la masse d'informations, l'approche 80/20 devient votre meilleur allié. En vous concentrant sur les 20% de fournisseurs qui représentent 80% des dépenses, vous maximisez votre impact potentiel tout en optimisant votre temps et vos ressources.

Cette priorisation permet de :

• Identifier rapidement les leviers d'économies les plus significatifs

• Concentrer vos efforts là où l'impact sera le plus visible

• Éviter de vous disperser sur des sujets à faible enjeu

La matrice de Kraljic : votre outil de segmentation stratégique

Comprendre les quatre types d'achats

La matrice de Kraljic reste un outil incontournable pour segmenter vos achats selon deux axes : l'impact financier et le risque d'approvisionnement. Cette segmentation vous permet d'identifier quatre catégories distinctes :

1. Les achats stratégiques (impact élevé, risque élevé) : Ces achats nécessitent une approche partenariale et une gestion fine des relations fournisseurs.

2. Les achats leviers (impact élevé, risque faible) : C'est ici que se trouvent vos quick wins potentiels pour générer des économies rapides.

3. Les goulots d'étranglement (impact faible, risque élevé) : Ces achats peuvent créer des frustrations importantes s'ils sont mal gérés.

4. Les achats non-critiques (impact faible, risque faible) : À automatiser ou simplifier au maximum.

Exploiter intelligemment chaque quadrant

Éric partage une vision pragmatique de l'utilisation de cette matrice : "En bas à droite, tu vas faire des économies et ça va être super pour ta finance et pour ton mandat en interne auprès de ton CFO et ton CEO. En haut à gauche, tu vas gagner la confiance de tes collaborateurs pour résoudre des problèmes."

Cette approche équilibrée permet de :

• Générer des économies rapides avec les achats leviers

• Résoudre les irritants opérationnels liés aux goulots d'étranglement

• Construire progressivement votre légitimité auprès de toutes les parties prenantes

Obtenir des résultats rapides : l'équilibre entre quick wins et vision long terme

L'importance cruciale des premiers succès

Les 100 premiers jours sont une course contre la montre pour démontrer votre valeur ajoutée. Comme l'explique Éric : "Nos deux enjeux prioritaires. C'était d'avoir des résultats rapides auprès de nos collaborateurs et auprès de notre compagnie, notre société, tout en mettant en place aussi le bon framework."

Les quick wins servent plusieurs objectifs :

• Gagner la confiance du CFO et de la direction générale

• Créer une dynamique positive autour de la fonction achats

• Financer les investissements nécessaires à la transformation

Identifier et prioriser les opportunités

Pour maximiser vos chances de succès rapide, concentrez-vous sur :

Les renégociations simples : Contrats arrivant à échéance, fournisseurs historiques sans mise en concurrence récente, volumes consolidables rapidement.

Les optimisations de processus : Simplification des circuits de validation, automatisation des commandes récurrentes, réduction des délais de traitement.

Les rationalisations évidentes : Doublons fournisseurs, prestations redondantes, contrats obsolètes encore actifs.

Les soft skills indispensables : humilité et sens du commerce

L'humilité comme levier de collaboration

Kevin met en lumière un aspect souvent négligé mais fondamental : "Avoir ce sens du commerce et cette humilité de qu'on connaît pas tout, mais on est capable d'aller creuser, aller chercher des sujets avec eux. Ça a été hyper important."

Cette approche humble permet de :

• Créer un climat de confiance avec les métiers

• Apprendre rapidement les spécificités de chaque département

• Éviter les résistances liées à une posture trop directive

Le sens du commerce au service de la négociation interne

Avant même de négocier avec les fournisseurs, le directeur achats doit "vendre" sa vision en interne. Cela implique de :

• Adapter son discours à chaque interlocuteur

• Mettre en avant les bénéfices spécifiques pour chaque partie prenante

• Construire des alliances stratégiques avec les prescripteurs clés

Construire un framework durable : au-delà des 100 jours

Les fondations d'une organisation pérenne

Tout en cherchant des résultats rapides, il est essentiel de poser les bases d'une organisation durable :

Processus et gouvernance : Définir les rôles et responsabilités, établir des circuits de validation clairs, créer des templates de contrats.

Outils et systèmes : Sélectionner les solutions adaptées à votre maturité, interfacer avec les systèmes existants, former les utilisateurs.

Compétences et culture : Recruter les bons profils, développer les compétences internes, diffuser la culture achats dans l'organisation.

Mesurer et communiquer les progrès

La mise en place d'indicateurs de performance dès le départ permet de :

• Objectiver les résultats obtenus

• Ajuster la stratégie si nécessaire

• Maintenir l'engagement des parties prenantes

Conclusion : l'art de l'équilibriste

Les 100 premiers jours d'une direction achats sont un exercice d'équilibriste permanent. Entre l'urgence des résultats et la nécessité de construire durablement, entre l'expertise technique et l'intelligence relationnelle, entre la rigueur des processus et l'agilité nécessaire.

L'expérience de Swile nous montre qu'avec une approche méthodique, une bonne dose d'humilité et un sens aigu des priorités, il est possible de transformer rapidement une fonction achats tout en gagnant la confiance de l'ensemble de l'organisation.

La clé du succès réside dans cette capacité à jongler entre les quick wins qui légitiment votre action et la construction patiente d'un framework qui permettra de pérenniser et d'amplifier les résultats dans la durée.

Prêt à transformer votre fonction achats ? Découvrez comment Freqens peut vous accompagner dans l'identification rapide de vos opportunités d'économies et la mise en place d'une stratégie achats performante. Nos outils d'analyse automatisée vous permettent de cartographier vos dépenses en quelques clics et d'identifier vos quick wins dès les premières semaines.